Il processo di conservazione del documento informatico avviene mediante la sua memorizzazione su supporto idoneo, a garantire la leggibilità nel tempo (es. cd, dvd, hard disk...).

Tale processo termina con l'apposizione sull'insieme dei documenti o sull'impronta dell'archivio, della sottoscrizione elettronica e della marca temporale da parte del responsabile della conservazione.

Il soggetto interessato o il responsabile della conservazione deve trasmettere alle competenti agenzie fiscali l'impronta dell'archivio informatico oggetto della conservazione, la sottoscrizione elettronica e la marca temporale, entro il mese successivo alla scadenza dei termini stabiliti dalla legge.

In seguito all'emanazione delle ultime norme sulla dematerializzazione dei documenti,

in particolare la Circolare n° 36/E del 2006

dell' Agenzia delle Entrate,

 sono stati definitivamente appianati gli ultimi dubbi interpretativi in merito al processo di archiviazione e conservazione sostitutiva di qualunque tipologia di documento in formato elettronico.

Oggi è consentita la conservazione in formato elettronico dei documenti con conseguente possibilità di distruzione degli archivi cartacei.

On site e in Outsourcing

Il processo di conservazione può essere espletato:

- internamente (On site) all'organizzazione aziendale, eseguendo tutte queste procedure con l'ausilio delle soluzioni Kalýos (con l'onere di dover rispettare le scadenze, le procedure, garantire la disponibilità dell'hardware e del software etc..)

oppure

- affidata in delega a soggetti esterni (Outsourcing) i quali si prendono carico di svolgere per conto del soggetto interessato, i vari adempimenti eseguendo tutte le procedure nel rispetto della normativa.

In Kalýos opera personale specializzato e certificato con esperienza quindicennale nel settore, il quale, dopo una prima analisi presso i suoi uffici, sarà in grado di indicarle la soluzione più adatta alle sue esigenze. L'intensa attività di analisi, consulenza e formazione collegate al prodotto sono elementi chiave del "progetto documentale Kalyos".