CASO STUDIO
Ikea

La problematica da risolvere

Un’azienda grande come Ikea sviluppa inevitabilmente al suo interno una serie di processi che implicano una grande quantità di carta: basti pensare alle buste paga dei dipendenti, fatture, note di credito, documenti di trasporto, etc. Con una produzione di circa 85.000 documenti all’anno, Ikea Austria ha così deciso di affidarsi ad una soluzione di gestione documentale per poter facilitare ed agevolare il lavoro anche tra le differenti sedi presenti in tutto il mondo. 

Gli obiettivi dell'azienda

L’obiettivo di Ikea era quello di: 

  • Favorire la comunicazione tra uffici dislocati tra di loro 
  • Eliminare l’archiviazione cartacea che richiedeva troppo spazio e troppo spreco in termini economici
  • Agevolare alcuni processi che a causa della gestione cartacea risultavano lenti e dispendiosi 
  • Integrare un nuovo sistema di gestione documentale con i loro sistemi di gestione finanziaria

I risultati ottenuti con DocuWare

Grazie all’introduzione di DocuWare nella gestione dell’azienda è stato possibile ottimizzare i processi che fino a quel momento venivano gestiti manualmente e in maniera analogica come il processo di elaborazione delle fatture.

Grazie all’utilizzo di un sistema di gestione documentale ora le fatture vengono autorizzate nei punti vendita, successivamente scansionate e caricate negli uffici e infine vengono direttamente registrate ed organizzate sulla base di parametri ben specifici. Inoltre, grazie ai codici a barre l’identificazione è stata notevolmente semplificata e le tempistiche di ricerca drasticamente ridotte. 

Ma non solo: la gestione digitale dei documenti ha permesso di aumentare la redditività generale in quanto, con l’automazione di processi prima gestiti dai singoli dipendenti, ha permesso loro di investire il loro tempo in attività più profittevoli per l’azienda. 

“L’archiviazione elettronica dei nostri documenti ci ha permesso di ridurre i costi del nostro archivio di oltre il 90%. Inoltre, grazie alla facilità di utilizzo e di accesso abbiamo risparmiato risorse e tempo”
Mag. Rudolf Bubich
Director of Accounting